Aprendizajes y framework de selección de agencias y proveedores

Este post quiere abordar un proceso de selección de agencias de cualquier tipo, y cómo hacer que sea rápido, sin esfuerzo y justo para hacer la mejor elección para ti o tu empresa

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Este documento lo hice con fines internos en Adevinta y pensé que sería bueno dejarlo open source. Son los aprendizajes de haber trabajado durante un año en una agencia de medios, contratando agencias internamente y trabajando como consultor/agente para grandes marcas y startups.

Briefing

• Hazlo corto (máximo 2 páginas) a menos que sea completamente necesario.
• Añade anexos al final, pero intenta que los mensajes principales sean cortos y claros.
• La misma información para todos los proveedores, busca la simetría de la información para no tener propuestas sesgadas.
• Sé claro en tus objetivos, tus necesidades y cómo los evaluarás.
• Si tiene límites de presupuesto, sé claro de antemano.
• Utiliza Loom para enviar el brief, esto puede ahorrarte fácilmente entre 5 y 10h de trabajo de llamadas con los proveedores.

Selección de proveedores

• Elegir a los proveedores que participarán en el proceso de presentación es tan importante o más que todo el marco y el proceso. Si quieres cocinar una buena comida con malos alimentos, la comida sabrá a mierda de todos modos.
• Investiga por tu cuenta los mejores proveedores de la ciudad, país o del mundo. Búscalos en Google, busca en tu red de contactos y pregunta a tus amigos y conocidos/excompañeros. No dudes en contactar con proveedores que te parezcan demasiado caros, a veces quieren trabajar contigo por menos dinero por ser una marca cool.
• Intenta no tener demasiados proveedores en el proceso de presentación. Generalmente la recomendación es entre 2 y 4. Más de eso se vuelve inmanejable.
• Recorta los proveedores antes del proceso de presentación. Los precios, los antecedentes y los trabajos anteriores pueden ser dignos de comprobación en una llamada rápida. Muy barato también es una mala señal.
• Pedir referencias y trabajos anteriores es un buen indicador de la calidad del proveedor.

Tiempo de presentación de propuesta

• Mantén un comité reducido a menos que sea completamente necesario.
• Programa las presentaciones en días diferentes para que la gente no se canse de escuchar presentaciones todo el rato.
• Da la misma cantidad de tiempo de presentación a cada proveedor.
• No aceptes las llamadas de los proveedores que pidan demasiados detalles, proporcióneles información sistemáticamente simétrica o tendrán ventaja.
• Reserva siempre tiempo para las preguntas y respuestas
• Valora la propuesta, el marco y el enfoque más que el contenido real (maquetas u otras cosas). El proceso > el contenido en un pitch, ya que define la forma de trabajar
• Valorar el conocimiento profundo y la experiencia.
• Valora el equipo que va a ejecutar, no el que presenta. Pide detalles al respecto.

Toma de decisiones

• Crea un documento compartido con estilo matricial para que todos puedan expresar sus opiniones.
• No debe haber demasiada gente en la toma de decisiones, mantenla con las personas relevantes.
• Añade a las personas que van a trabajar en las operaciones del proyecto, no hagas que sea sólo una decisión de alto nivel.
• Acuerda el proceso de antemano con todas las partes interesadas.
• Básate en los pros y los contras de cada proveedor.
• Ver si hay blockers o red flags para un proveedor en la matriz.
• No decidas basándote en la amistad o los favores.
• No te dejes influenciar por eso, y si no puedes ser imparcial, no votes en el proceso.
• Toma la decisión final mediante una llamada, algunas cosas no pueden expresarse en un documento.

Proceso de incorporación

• Un buen proveedor sin un buen proceso de incorporación es un proveedor desperdiciado. Esta es la clave para una colaboración fructífera.
• Sé consciente de los contratos, y de las cláusulas que queremos/debemos incluir, periodo de prueba o periodo de preaviso si no funciona la colaboración.
• Crear un canal de Slack compartido y facilita la comunicación entre los miembros del equipo.
• Crear un plan de incorporación del proveedor, de las partes interesadas, de la información relevante, etc.
• No compartas demasiada información del proveedor anterior, si lo hay, a menos que sea necesario, para no ser parcial y sesgar al nuevo proveedor.
• Informa al equipo sobre el proveedor y lo que se puede esperar de él a corto y largo plazo (integración, resultados, etc.).
• Se espera que el periodo de adaptación sea de 1 a 3 meses, dependiendo del tipo de proveedor. Si ves que no está integrado en ese período, algo va mal.

Elegir una agencia es más un arte que una ciencia. Buena suerte.