Aprendizajes y framework de selección de agencias y proveedores

Este post quiere abordar un proceso de selección de agencias de cualquier tipo, y cómo hacer que sea rápido, sin esfuerzo y justo para hacer la mejor elección para ti o tu empresa

Quizás lo quieres leer en inglés

Este documento lo hice con fines internos en Adevinta y pensé que sería bueno dejarlo open source. Son los aprendizajes de haber trabajado durante un año en una agencia de medios, contratando agencias internamente y trabajando como consultor/agente para grandes marcas y startups.

Briefing

  • Añade anexos al final, pero intenta que los mensajes principales sean cortos y claros.
  • La misma información para todos los proveedores, busca la simetría de la información para no tener propuestas sesgadas.
  • Sé claro en tus objetivos, tus necesidades y cómo los evaluarás.
  • Si tiene límites de presupuesto, sé claro de antemano.
  • Utiliza Loom para enviar el brief, esto puede ahorrarte fácilmente entre 5 y 10h de trabajo de llamadas con los proveedores.

Selección de proveedores

  • Investiga por tu cuenta los mejores proveedores de la ciudad, país o del mundo. Búscalos en Google, busca en tu red de contactos y pregunta a tus amigos y conocidos/excompañeros. No dudes en contactar con proveedores que te parezcan demasiado caros, a veces quieren trabajar contigo por menos dinero por ser una marca cool.
  • Intenta no tener demasiados proveedores en el proceso de presentación. Generalmente la recomendación es entre 2 y 4. Más de eso se vuelve inmanejable.
  • Recorta los proveedores antes del proceso de presentación. Los precios, los antecedentes y los trabajos anteriores pueden ser dignos de comprobación en una llamada rápida. Muy barato también es una mala señal.
  • Pedir referencias y trabajos anteriores es un buen indicador de la calidad del proveedor.

Tiempo de presentación de propuesta

  • Programa las presentaciones en días diferentes para que la gente no se canse de escuchar presentaciones todo el rato.
  • Da la misma cantidad de tiempo de presentación a cada proveedor.
  • No aceptes las llamadas de los proveedores que pidan demasiados detalles, proporcióneles información sistemáticamente simétrica o tendrán ventaja.
  • Reserva siempre tiempo para las preguntas y respuestas
  • Valora la propuesta, el marco y el enfoque más que el contenido real (maquetas u otras cosas). El proceso > el contenido en un pitch, ya que define la forma de trabajar
  • Valorar el conocimiento profundo y la experiencia.
  • Valora el equipo que va a ejecutar, no el que presenta. Pide detalles al respecto.

Toma de decisiones

  • Crea un documento compartido con estilo matricial para que todos puedan expresar sus opiniones.
  • No debe haber demasiada gente en la toma de decisiones, mantenla con las personas relevantes.
  • Añade a las personas que van a trabajar en las operaciones del proyecto, no hagas que sea sólo una decisión de alto nivel.
  • Acuerda el proceso de antemano con todas las partes interesadas.
  • Básate en los pros y los contras de cada proveedor.
  • Ver si hay blockers o red flags para un proveedor en la matriz.
  • No decidas basándote en la amistad o los favores.
  • No te dejes influenciar por eso, y si no puedes ser imparcial, no votes en el proceso.
  • Toma la decisión final mediante una llamada, algunas cosas no pueden expresarse en un documento.

Proceso de incorporación

  • Sé consciente de los contratos, y de las cláusulas que queremos/debemos incluir, periodo de prueba o periodo de preaviso si no funciona la colaboración.
  • Crear un canal de Slack compartido y facilita la comunicación entre los miembros del equipo.
  • Crear un plan de incorporación del proveedor, de las partes interesadas, de la información relevante, etc.
  • No compartas demasiada información del proveedor anterior, si lo hay, a menos que sea necesario, para no ser parcial y sesgar al nuevo proveedor.
  • Informa al equipo sobre el proveedor y lo que se puede esperar de él a corto y largo plazo (integración, resultados, etc.).
  • Se espera que el periodo de adaptación sea de 1 a 3 meses, dependiendo del tipo de proveedor. Si ves que no está integrado en ese período, algo va mal.

Elegir una agencia es más un arte que una ciencia. Buena suerte.

Global Growth, SEO & Tech

Global Growth, SEO & Tech